Pauline Magnin, Operations Manager et Compliance Officer, October

21 octobre 2022

Investisseurs ou emprunteurs, vous vous demandez comment fonctionne October de l’intérieur ? Comment sont sélectionnés les projets des entreprises, et leur financement de bout-en-bout ?

Dans cette nouvelle série, nous faisons le tour des équipes travaillant chez October.

Pour commencer, nous partons à la rencontre de Pauline, membre de l’équipe Opérations et recouvrement depuis 2019. Elle nous explique comment sont gérés les contrôles de conformité et la contractualisation chez October ?

Qui constitue le pôle Opérations et Recouvrement ? Quelles sont vos missions respectives ?

À l’échelle européenne, nous disposons de notre propre équipe Opérations, constituée de 10 personnes sous la supervision du Head of Client Operations. En France, October dispose d’une équipe Opérations et Recouvrement. Je m’occupe de la contractualisation, de la mise en place des projets, mais aussi de lutte contre la fraude et contre le blanchiment d’argent. Ensuite, Camille est en charge du recouvrement et des contentieux. Enfin, Samantha travaille principalement sur le recouvrement mais aussi sur la contractualisation et la lutte contre la fraude.

À quelle étape du parcours emprunteurs intervenez-vous ?

Nous commençons à travailler sur la mise en place du projet lorsque le client a accepté notre offre de prêt.

Comment se déroule le processus de contractualisation ?

Nous générons un contrat de prêt reprenant l’ensemble des conditions financières de l’offre acceptée par le client. Ce contrat revu en interne reprend les textes plateforme présentés au prêteur sur notre site internet. Ensuite, nous envoyons le contrat pour signature électronique à l’emprunteur afin de faciliter ses démarches de contractualisation.

Dans quels cas refusez-vous un projet à votre niveau ?

Tout au long du processus d’entrée dans une nouvelle relation d’affaires, nos équipes en charge du projet effectuent des contrôles de conformité. Du côté des opérations, ces contrôles concernent principalement la lutte contre le blanchiment d’argent et la fraude documentaire. Lors de notre examen, nous refusons un projet si les documents ont été falsifiés, et que l’emprunteur potentiel ou ses représentants ou ayants droit économiques présentent un risque de blanchiment d’argent ou un risque de notoriété pour October. Ces opérations sont les derniers contrôles du processus avant la contractualisation, la dernière ligne de défense contre les tentatives de fraude.

Ces vérifications constituent une couche supplémentaire de sécurité pour les prêteurs et nous aident à garantir le respect de toutes les réglementations.

Quels sont les contrôles KYC (Know Your Customer) et AML (Anti-Money Laundering) que vous effectuez et dans quel but ?

Tout d’abord, nous nous assurons que les KYC – documents requis par la réglementation pour chacun de nos emprunteurs – sont à jour. Nous utilisons plusieurs bases de données, publiques et privées, et recoupons les informations pour identifier les dirigeants et les bénéficiaires effectifs et effectuer nos vérifications préalables. Nous complétons les documents que nous recevons par des contrôles de probité et de réputation dans une base de données ouverte.

Comment lutter contre la fraude chez October ?

Les fraudeurs sont très opportunistes et tournent certaines situations à leur avantage. Nous sommes toujours exposés à la fraude, avec des cas typiques. Mais il existe des situations spécifiques qui sont plus susceptibles de mener à la fraude et nous font courir un plus grand risque. Nous sommes conscients de ces situations, d’où la mise en place d’une défense forte pour prévenir les tentatives de fraude.

Du côté des emprunteurs, nous constatons que pendant une crise (par exemple la crise Covid), le nombre de tentatives de fraude augmente parce que les gens essaient de profiter d’une situation difficile dans l’économie en général.

Lorsque nous avons proposé les Prêts Garantis par l’Etat (PGE), nous avons remarqué de nombreuses demandes peu réalistes de la part d’entreprises sans activité ou en sommeil, qui nous ont fourni des relevés bancaires et des comptes falsifiés afin d’obtenir des PGE, en prétendant parfois que les montants étaient garantis à 90%… Ils ont été automatiquement signalés par nos scores, développés pour sensibiliser à toute falsification potentielle des documents téléchargés sur notre plateforme.

Du côté des prêteurs, nous restons vigilants pour identifier toute tentative de fraude avant qu’elle n’aille plus loin. Nous sommes préparés tout au long de l’année, et encore plus lorsque nous anticipons un pic d’activité frauduleuse (Black Friday par exemple). Cela passe par des rappels de l’équipe Prêteurs et Emprunteurs, avec un signalement systématique en cas de suspicion.

Quels types de fraude pouvez-vous rencontrer ?

Les institutions financières comme October ont l’habitude de traiter les fraudes les plus courantes. Le type de fraude le plus courant est la falsification de comptes bancaires, les clients essaient de dissimuler des saisies, de gonfler leurs soldes et/ou de modifier leurs transactions déclarées pour faire croire qu’ils ont plus de clients et d’affaires qu’ils n’en ont en réalité. Ce type de fraude est facilement géré chez October grâce à nos différents scores qui détectent toute falsification de document et repèrent toute activité bancaire suspecte.

Il existe également des cas de gérance de paille. Certains non gérants se retrouvent artificiellement à la tête d’une entreprise parce que le propriétaire est interdit d’exercer en raison d’une ou plusieurs liquidations judiciaires. De notre côté, nous utilisons un outil développé en interne, ultra-performant pour détecter ce genre de pratique, car il examine tout l’historique des gestionnaires et peut détecter les comportements suspects des contreparties.

Du côté des prêteurs, nous pouvons rencontrer des cas de mules financières. Il s’agit de personnes qui ouvrent un compte à leur nom (ou fournissent leurs documents d’identité pour qu’un compte puisse être ouvert) pour transférer des fonds d’origine illégale, sans que le véritable expéditeur soit identifié. Nous identifions et bloquons ce type de tentatives de blanchiment d’argent en appliquant une politique KYC stricte avec de multiples contrôles.

Cette politique KYC nous aide également à repérer les personnes qui tentent d’ouvrir un compte au nom de personnes qui se sont fait voler leurs documents d’identité. Nous savons comment prévenir ce type de fraude. Lorsqu’il s’agit d’un emprunteur, nous refusons tout simplement de le contacter et bloquons la demande. Si nous le pouvons, nous le signalons à la société en question. S’il s’agit d’un prêteur, nous bloquons directement le compte. Dans les deux cas, nous signalons la fraude aux autorités.

Comment assurez-vous le suivi des défauts et recouvrements ?

Dès que nous constatons un rejet, nous prenons contact avec l’emprunteur, par téléphone et par e-mail. Le but est de comprendre la situation, la raison du rejet, et d’organiser la régularisation le plus rapidement possible pour pouvoir rembourser nos prêteurs. Nous effectuons plusieurs relances avec des frais de recouvrement et des intérêts de retard, mais heureusement la plupart des dossiers sont réglés après le premier contact. Dans les rares cas où l’emprunteur ne répond pas à nos rappels, nous envoyons une mise en demeure, avant l’échéance du terme et la mise en place d’une procédure judiciaire dans les cas les plus compliqués. A cet égard, nous avons recruté une Responsable du Recouvrement et des Contentieux pour structurer nos procédures et en améliorer l’efficacité.

Quelles perspectives de développement pour votre équipe ?

Nous avons déjà doublé de taille. Nous sommes actuellement 3 en France, plus Julien Ramezani qui est responsable des opérations clients pour l’Europe.

Nous axons le développement de notre division sur 3 points : l’automatisation, la fraude et le recouvrement. Notre objectif est d’automatiser autant de tâches que possible qui étaient auparavant effectuées manuellement. Ainsi, nous pourrons nous concentrer davantage sur les tâches à plus forte valeur ajoutée, notamment la lutte contre la fraude. En ce qui concerne la fraude, nous voulons intensifier nos contrôles en améliorant nos outils et en augmentant les compétences de tous les membres de notre équipe. Enfin, en ce qui concerne le recouvrement, nous avons créé une équipe entièrement consacrée à cette activité, afin d’améliorer notre efficacité et nos statistiques de recouvrement.

Pauline et son équipe sont la clé du succès d’October. Ils assurent les derniers contrôles de sécurité tant du côté de l’emprunteur que du prêteur ainsi que le bon déroulement du remboursement des prêts, en maintenant notre plateforme stable au quotidien. Ils utilisent trois de nos scores pour les aider à identifier les comportements suspects et les tentatives de fraude potentielles.

Ces scores ont été entraînés sur plus de 200 000 projets. Ils sont au cœur de notre offre October Connect destinée aux prestataires de services financiers.